PCO KKK

Professionaalne konverentsikorraldus - mis see on?

Mõistet professionaalne konverentsikorraldaja ehk PCO (ingl. k. professional congress organizer) kasutatakse rahvusvaheliselt, iseloomustamaks ettevõtet või üksikisikut, kelle põhitegevus on konverentside, nõupidamiste ja seminaride korraldamine.

Mõistet 'konverentsiteenused' kasutame üldistavalt, mõistes selle all nii kongresside, konverentside, seminaride, sümpoosionide, nõupidamiste kui koosolekute korraldamisel vajalikke teenuseid.

 

Kes on PCO kliendid?

Erinevad organisatsioonid, asutused ja ettevõtted, kelle sooviks ja eesmärgiks on korraldada konverents, kuid kellel napib ressursse (aega, teadmisi, inimesi) kavandatava konverentsi ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks. 

Klient vastutab algusest lõpuni sisu eest ning PCO omalt poolt pakub abi administratiivse korralduse valdkonnas, täites eelkõige konsultandi ja administraatori ülesandeid.

 

Miks tellida meilt, kui võib ka ise teha?

Professionaalse konverentsikorraldajana võtab Amarela enda kanda kõik tehnilised ülesanded ning klient saab keskenduda konverentsi sisule. Meie töötajatel on väärtuslikke kogemusi erineva mahuga ürituste ettevalmistamisest ja läbiviimisest; meie koostööpartnerite hulka kuuluvad Eesti parimad konverentsikeskused ja hotellid; nii tõlkide kui tehniliste vahendite pakkujate hulgast on hoolega valitud usaldusväärseimad. 

Kogemustele ja oskustele toetudes püüame pakkuda võrdselt häid lahendusi nii paaritunnistele nõupidamistele kui mitmepäevastele rahvusvahelistele konverentsidele. Hindame väärtuslikemaid ressursse - aega ja inimesi.

 

Mille poolest erineb meie roll reisibüroo tegevusest?

Üksikuid konverentsi ettevalmistamisel või läbiviimisel vajalikke teenuseid pakuvad mitmed erinevad organisatsioonid sh. reisibürood, hotellid ja konverentsikeskused. 

Professionaalse konverentsikorraldajana on Amarela aga keskendunud konverentsi kui terviku teenindamisele, pöörates vajalikku tähelepanu kõikidele aspektidele ning koordineerides kogu tehnilist korraldust. Seega on eelnevalt nimetatud ettevõtted meie koostööpartnerid, mitte niivõrd konkurendid.

 

Kas Amarela tegevus on kontrollitav?

Konverentsi ettevalmistust ja läbiviimist juhib alati klient, kelle tellimusel Amarela täidab projektijuhi rolli, vabastades oma kliendi seega igapäevastest praktilistest probleemidest. Projekti algetapis, veel enne eelarve koostamist alustatakse koostööd konverentsi sisuliste eesmärkide arutamisest. Amarela kui professionaalse konverentsikorraldaja ülesandeks on aidata kliendil eristada olulisi otsuseid ebaolulistest ning nõustada klienti, kuidas organiseerida tehniline töö nii, et tagada sisuliste eesmärkide saavutamine.

 

Kui palju see kõik maksab?

Esmapilgul võib professionaalse konverentsikorraldaja teenuste kasutamine tunduda liigse luksuse või koguni mõttetu kulutusena, kuid pikas perspektiivis säästavad asjatundjate teadmised ja oskused kliendi raha. Samuti on professionaalide abi kasutades vähem tõenäoline, et kogu projekt jääb kahjumisse ning neil puhkudel, kui eesmärgiks on seatud kasumi teenimine, on võimalik tulusid suurendada. Konverentsikorraldaja võib vajadusel nõustada ka konverentsi rahastamist, aidata leida sponsoreid ning sõlmida vastavad lepingud ja jälgida nende täitmist.

Professionaalse konverentsikorraldaja teenuste eest tasumisel võib lähtuda erinevatest põhimõtetest; näiteks teatud protsent konverentsi kogueelarvest või konkreetne summa kuus.

Lepingutasu katab reeglina firma kulutused tööjõule, postitus- ja sidekulud näidatakse konverentsi eelarves tavaliselt eraldi reana. Mõistagi on professionaalse konverentsikorraldaja lepingutasu kõrval oluliselt suuremas suurusjärgus kulutused konverentsiruumidele ja tehnilistele vahenditele, trükistele ning osalejate majutusele ja toitlustamisele. Need summad aga on Amarela koostatud üksikasjalikus eelarves tänu komisjonitasude süsteemile reeglina odavamad teenuse pakkujate hinnakirjast. Lisaks eelarvele sõlmivad Amarela ja tellija kahepoolse kirjaliku koostöölepingu, kus sätestatakse poolte õigused, kohustused ja vastutus.

Kokkuvõttes võib öelda, et maksta tuleb asjatundlikkuse eest ning tulemuseks on konverents, mille korralduse tasemega võib igati rahule jääda.