Teenused

 

Eelarve koostamine ja järelevalve

Koostame koondeelarve, mis hõlmab nii sündmust kui ka sellega seonduvad üritused. Korraldame kogu sündmuse rahade liikumise spetsiaalse arveldusarve kaudu, jälgime laekumisi ja väljaminekuid ning edastame kliendile sellekohast infot. Korrigeerime eelarvet ettevalmistuste käigus ning teeme pärast sündmust kokkuvõtte. 

Lähtuvalt tellija poolt sõlmitud eelnevatest põhimõttelistest kokkulepetest täpsustame sponsoritega kõik üksikasjad, koostame sponsorlepingud ning jälgime nende täitmist nii ettevalmistusaja kui sündmuse jooksul.

 

Konverentsi- või sündmuse-eelne sekretariaat

Korraldame kogu osalejatega toimuva suhtlemise ja korrespondentsi. Registreerime osalejad ja koostame vastava andmebaasi, vormistame broneeringud, saadame kinnitused ning koostame osalejate nimekirja. Esitame kõik vajalikud arved ning jälgime maksete laekumist sündmuse arveldusarvele. 

Assisteerime ka teaduskomiteed, lahendades nende tööga seonduvad tehnilised probleemid - registreerime ettekannete teeside laekumise ning korraldame infovahetuse ja materjalide edastamise teaduskomitee ja autorite vahel.

 

Konverentsi või sündmuse sümboolika ning trükised

Kujundame sündmuse logo ja muu sümboolika ning kasutame seda sündmuse materjalide valmistamisel. Kliendi poolt koostatud sisuliste materjalide põhjal kujundame ja valmistame sündmuse teadaanded, teeside kogumiku ja väiksemad trükised.

 

Konverentsi või sündmuse kodulehekülg Internetis

Valmistame sündmuse kodulehekülje Internetis, kust on võimalik toimuva kohta infot saada ja registreeruda ning hoolitseme koduleheküljel oleva informatsiooni täiendamise ja kaasajastamise eest.

 

Konverentsiruumid ja tehnilised vahendid

Otsime ja broneerime sündmuse jaoks sobivad ruumid ja vajalikud tehnilised vahendid. Toetudes pikaajalisele kogemusele ning omades koostöölepinguid enamike Eesti konverentsiruumide haldajatega, püüame alati leida konkreetse sündmuse nõudmistele ja vajadustele kõige paremini vastava toimumiskoha.

 

Tõlketeenused ja -aparatuur

Tellime sünkroontõlgid ja vastava aparatuuri ning korraldame kirjalike materjalide tõlkimise ja paljundamise.

 

Sekretariaat konverentsi või sündmuse ajal

Registreerime osalejad, komplekteerime ja väljastame jaotusmaterjalid. Sekretariaat annab operatiivset infot ja lahendab ürituse vältel tekkivaid küsimusi. Saalisekretärid assisteerivad lektoreid tehniliste vahendite kasutamisel. Samuti koordineerime näitust, postrite ülespanekut ja seonduvaid üritusi.

 

Osalejate majutus, toitlustamine ja transport

Broneerime majutuskohad erineva tasemega hotellides, pakkudes sündmusel osalejatele letihinnast soodsamaid hindu. Jälgime broneeringute tähtaegu ning korraldame infovahetuse ja arveldamise osalejate ja hotellide vahel. Tellime päevase toitlustamise sündmuse ajal. Organiseerime kogu kohaliku transpordi.

 

Vaba aja programm

Korraldame sündmuse raames toimuvad õhtused üritused - vastuvõtud ja õhtusöögid. 

Samuti kavandame eriprogrammid sündmusel osalejate ja nende kaaslaste vaba aja sisustamiseks, sealhulgas enne ja pärast üritust toimuvad pikemad ekskursioonid.